Trámites para la puesta en marcha de nuestra empresa

Esta semana terminamos las sesiones presenciales del curso de Creación de empresas, enmarcado en el Proyecto CREA 2013, con el taller relativo a la constitución de la empresa: Aspectos formales y trámites administrativos, entre los otros temas planificados.

En esta entrada, queremos resumir, cuáles son estos trámites que de manera general tendremos que abordar para constituir nuestra empresa, aunque tenemos que considerar las variaciones existentes, en función de la forma jurídica que escojamos.

Como primera cuestión, tenemos que diferenciar entre el proceso de constitución y los trámites para iniciar la actividad.

PROCESO DE CONSTITUCIÓN

1. Certificación Negativa de Denominación (CNN)

Consiste en la obtención de un certificado que acredita que no existe otra Sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir. En este trámite, por tanto, indicaremos el nombre de nuestra entidad y el tipo de sociedad de que se trata.

Puedes ampliar la información en la siguiente dirección: http://www.rmc.es

2.  Depósito Bancario en la entidad financiera del capital social exigido

Este depósito puede realizarse en cualquier entidad financiera.  Para poder abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad, necesitamos tener un C.I.F (aunque sea el provisional). La elección de la entidad bancaria, también es un paso al que deberemos dedicar atención, pues las condiciones aplicadas por las entidades bancarias existentes, son muy distintas (ej. saldo medio requerido, costes de administración y mantenimiento, etc.)

3. Otorgamiento de la Escritura Pública

Acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de Constitución de la Sociedad. La escritura pública se realiza ante notario y la documentación que de manera general se requiere es:

Documentación

• Certificado negativo de denominación del Registro Mercantil Central
• El/los certificado/s bancario/s (uno por cada socio)
• Los N.I.E., en su caso, para los administradores
• Estatutos Sociales
• C.I.F. provisional
• D.N.I/N.I.E. de los accionistas/socios y de los administradores

4. Obtención del NIF provisional aportando copia de la escritura

Sirve para identificar a la sociedad a efectos fiscales. En un principio se otorga un C.I.F provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses. Se obtiene en la Administración o Delegación de la Agencia Estatal de la Admón. Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la sociedad.

5. Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (I.T.P.A.J.D)

Impuesto que grava las transmisiones patrimoniales onerosas, operaciones societarias y actos jurídicos documentados.

6. Inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil.

La Sociedad adquiere plena capacidad jurídica, cuando se inscribe en el Registro Mercantil.  Esta inscripción se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre domiciliada la Sociedad.

7. Obtención del NIF Definitivo, una vez inscrita la sociedad

En un principio se otorga un NIF provisional para empezar a funcionar, debiendo canjearlo por el definitivo en un plazo de 6 meses.

8. Legalización de los libros de las sociedades

Libros en los que se debe reflejar las distintas actividades empresariales. Esta legalización se realiza en el Registro Mercantil correspondiente.

Observaciones
El Código de Comercio establece los siguientes libros obligatorios:

– Libro de inventarios y cuentas anuales
– Libro diario
– Referencias sobre los libros contables
– Libros especiales
– Libro de socios
– Libros obligatorios para sociedades
– Libros exigidos por el impuesto de sociedades
– Libros exigidos por el impuesto sobre el valor añadido.

INICIO DE LA ACTIVIDAD

En este proceso, debemos tener en cuenta principalmente:

9. Licencia de apertura

La licencia o comunicación de actividad o de apertura es el documento que acredita que el local cuenta con las condiciones de habitabilidad y uso adecuadas para acoger la actividad económica a la que se le destina, sin causar molestias a tercero.

Puedes ampliar la información en los siguientes enlaces:

http://www.emprendedores.es/crear-una-empresa/tramites-y-licencias-para-abrir-un-negocio/licencia-de-apertura-de-actividad

http://www.licenciasdeactividad.es/

10.   Alta en el censo de empresarios e Impuesto de Actividades Económicas (Agencia Tributaria)

La Administración Tributaria dispone de un Censo de Obligados Tributarios. Dentro de este, se encuentra el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, en el que deben darse de alta las personas o entidades que vayan a desarrollar actividades empresariales o profesionales o satisfagan rendimientos sujetos a retención.

Además del alta inicial, debe presentarse también cuando existan modificaciones o cuando decidamos darnos de baja.

11.   Comunicación a la autoridad laboral

Una vez hemos constituido nuestra sociedad o hemos decidido iniciar nuestra actividad, deberemos proceder a la comunicación de la apertura nuestro centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral.

Puedes ampliar la información en el siguiente enlace:

http://www.empleo.gob.es/es/Guia/texto/guia_3/contenido/guia_3_8_1.htm

12.   Afiliación y alta  en el Régimen de la Seguridad Social de los socios trabajadores y/o administradores (Tesorería territorial de la Seguridad Social).

En el caso de que vayamos a contratar, deberemos considerar a mayores los trámites para ello requeridos.

13.   Obtención y legalización del Libro de visitas y obtención del calendario laboral en la Inspección provincial de trabajo.

Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo, y a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de prevención de riesgos laborales, en adelante técnicos habilitados, un Libro de Visitas, con sujeción al modelo y requisitos que se establecen en la Resolución 11-4-2006 Libro de Visitas de la ITSS (Convencional – en papel) (BOE 26-4-2006).

Puedes ampliar esta información en el siguiente enlace:

http://www.empleo.gob.es/itss/web/Atencion_al_Ciudadano/libro_visitas/index_LV.html

Puede ampliar la información sobre todo lo visto, así como consultar los Puntos de Tramitación Empresarial (PAIT) y Ventanillas Únicas Empresariales (VUE) más cercanos a tu localidad, en los siguientes enlaces:

http://www.ipyme.org/es-ES/CreacionEmpresas/ProcesoConstitucion/Paginas/Tramites.aspx

http://www.ventanillaempresarial.org/

Puedes descargarte también el siguiente documento: Empresario individual

Esperamos que os sea de utilidad!

Autor: 1A Consultores_Coordinador Acción Formativa “Creación de Empresas”

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